5 herramientas para organizar mejor tu trabajo

Desde el principio de los tiempos, el hombre siempre ha utilizado herramientas. Esto ha impulsado la supervivencia y la evolución de nuestra especie. Estas herramientas nos permiten satisfacer nuestras necesidades primarias, como comer y encontrar refugio, así como nuestras necesidades secundarias, como divertirnos.

Hoy, más que nunca, nuestra sociedad evoluciona rápidamente y cada día se crean nuevas herramientas. Por eso, tanto en el trabajo como en nuestra vida privada, utilizar las herramientas adecuadas es esencial para ser eficientes, productivos y organizados.

En la gestión de proyectos, es imperativo utilizar herramientas adaptadas para el éxito. ¿Sabe que la tasa de éxito del 100% de los proyectos sólo existe para el 2,5% de las empresas? ¿Su agencia creativa utiliza las herramientas adecuadas para tener éxito?

Descubra 5 herramientas indispensables para organizar bien el trabajo en su agencia, garantizando su éxito. Las herramientas colaborativas y las plataformas de colaboración online son un elemento indispensable para la transformación digital de una empresa.

  1. La planificación
    El tiempo es precioso. Para cumplir con los plazos, es fundamental tener un calendario actualizado que permita visualizar las fechas clave, los hitos y los plazos de tus proyectos y tareas.

Cada colaborador puede compartir su planificación con los miembros del equipo para que todos estén informados de su disponibilidad y de la progresión de sus proyectos.

Un calendario compartido también permite organizar fácilmente los eventos importantes para los proyectos, como las reuniones específicas o recurrentes con los miembros del equipo y los clientes.

En general, es posible sincronizar directamente los calendarios con el correo electrónico de la empresa y el smartphone para recibir notificaciones y recordatorios.

  1. Gestión de tareas
    Esta herramienta es indispensable para conocer el diferente avance de las tareas dentro de un proyecto.

Un gestor puede crear fácilmente tareas, plazos y asignar a uno o varios empleados responsables de su realización. Pueden establecer notificaciones para avisarles en tiempo real cuando una tarea se actualiza, se retrasa o se termina. Todos juntos pueden visualizar cada tarea y su progresión con respecto al proyecto. En un abrir y cerrar de ojos, cada miembro del equipo sabe quién es el responsable de cada tarea y su avance.

Esta herramienta facilita la colaboración dentro de un equipo, ya que permite a cada miembro organizarse fácilmente y estructurar las tareas dentro de espacios de trabajo definidos. La creación de listas de tareas compartidas, (denominadas simplemente «listas de tareas»), permite que todos sepan en qué punto se encuentran y tengan la sensación de haber logrado algo una vez que una tarea es tachada de su lista de tareas.

  1. Usa DRive
    La época en la que los documentos de trabajo se intercambiaban por correo electrónico ha terminado. Hoy en día, existen plataformas online que permiten almacenar y compartir todos nuestros documentos de trabajo de forma instantánea, clara y sencilla con todos nuestros compañeros, clientes e inversores. Estas plataformas son accesibles tanto online como offline y permiten sincronizar los documentos con el ordenador.

Ya no habrá confusión sobre cuál es la última versión de un documento. A partir de ahora, estas herramientas ofrecen un control de versiones automático desde el momento en que se modifica o añade un documento, y también se puede acceder a todas las versiones anteriores en cualquier momento.

Por último, puedes controlar la accesibilidad de cada documento y evitar que tus compañeros accedan a él mientras lo editas. Esto evita que más de una persona trabaje en el mismo documento al mismo tiempo.

  1. Herramientas de comunicación
    En el trabajo, la comunicación es la clave del éxito. Como agencia creativa, la comunicación es tu área de especialización y, por tanto, debes predicar con el ejemplo.

Para comunicarte eficazmente con tus clientes, equipo e inversores, debes utilizar herramientas de alto rendimiento y adaptadas a tus necesidades, como por ejemplo

Mensajes privados que le permiten compartir información con sus empleados y clientes, reduciendo la cantidad de correos electrónicos que recibe.
Las discusiones en grupo, que organizan los intercambios entre los miembros del equipo que trabajan en el mismo proyecto.
Los chats en tiempo real son ideales para reaccionar de forma instantánea y pedir la opinión o las preguntas de sus colaboradores y tener respuestas rápidas, para felicitar a sus colegas y motivar a su equipo.
Las videollamadas y las llamadas de audio permiten una fácil comunicación con tus compañeros de trabajo y clientes en cualquier lugar en el que te encuentres. Igualmente, puedes compartir tu pantalla, lo que resulta muy práctico cuando necesitas hacer correcciones en tiempo real.
Este tipo de herramientas te dan la posibilidad de intercambiar y compartir ideas, documentos, enlaces, fotos y comentarios sobre el proyecto en el que estás trabajando fácilmente.

  1. Una herramienta de seguimiento
    Esta herramienta es crucial para poder tener una visión global y seguir de cerca el avance de tu proyecto así como el rendimiento de los miembros de tu equipo.

Gracias a esto, puedes analizar la productividad de tu equipo, para saber en qué punto se encuentran en el avance de sus tareas y su disponibilidad. Por ejemplo, puede pedir la disponibilidad de sus compañeros para ayudar a otro miembro del equipo que se esté retrasando en su tarea, para evitar el retraso de la misma.

Esta herramienta es esencial para darle una estimación realista de la fecha de entrega de un proyecto en función del rendimiento de su equipo y del tiempo asignado a cada tarea.

Conclusión
«Nunca se puede imponer la productividad; hay que proporcionar las herramientas para que las personas den lo mejor de sí mismas» Steve Jobs.

Para rendir y ser productiva, una agencia creativa debe organizarse y utilizar herramientas de trabajo en equipo (incluso esta lista no es exhaustiva). Una solución de gestión de proyectos reúne todas estas funciones en una misma herramienta. De este modo, no sólo se ahorra tiempo, ya que se evita mezclar diferentes software, sino que también se ahorra dinero invirtiendo en un único producto.

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